作为活动人或活动主办方到一个城市办会展活动，常会被这些问题困扰。100人以上的活动需要报批吗？500人活动要有哪些报批？500人以下的活动需要报批吗？商场办活动需要报批吗？开业活动需要报批吗？大型赛事活动报批流程是怎样的？活动报批需要什么资料？上海、杭州、广州、成都、深圳、重庆开展论坛活动需要报批吗？
▲年会活动现场
会展活动是会议、展览、大型活动等集体性活动的简称。其内涵是指在一定的地域空间，围绕特定主题，众多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会交流活动；其外延包括各种类型的博览会、展览会、展销会、大中型会议、竞技运动、文化活动、节庆活动、庙会活动等。在大型会议活动的运营管理中，报批是不可缺少的环节，且是如果不能成功报批还有可能让活动出现临时流产的情况。
根据《中华人民共和国行政许可法》第二十九条规定，公民、法人或者其他组织从事特定活动，依法需要取得行政许可的，应当向行政机关提出申请，待取得相关部门批准后方可实施。我们一般常见的活动，需要报批的以公安、消防、文化和环卫四个部门为主，其他的申报行政机关也有可能出现，但通常较少，以四者居多。
▲大型会议活动实拍
一、公安部门报批
为了保证各项大中型会议活动的正常进行，维护社会治安秩序和公共安全，保护公民、法人和其他组织的合法权益，公民、法人或其他组织在举行活动之前必须报县级以上公安部门申请批准。
通常来说，是否需要报批和向哪一级部门报批取决于会议活动的人数。参加人数在二百人以上三千人以下的，由县（区）级公安机关许可；人数在三千人以上的，由地（市）级公安机关许可；跨地区的群众性活动，由共同的上一级公安机关许可。活动申请所需要提交的文件资料有：
（1） 活动方案和说明；
（2） 活动安全保卫工作方案；
（3） 场地管理者出具的同意使用证明；
（4） 申请人身份证明及无违法犯罪记录等；
（5） 法律、法规和规章规定须经有关主管部门批准的活动，应当同时提交有关批准文件。
在这其中，以活动安保工作最为重要，尤其是大型会议活动、大型会展活动，安保工作方案所需要包含的要点有：
（1） 活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；
（2） 安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；
（3） 场地建筑和设施的消防、安全情况；
（4） 入场票证的管理、查验措施；
（5） 场地人员的核定容量；
（6） 迅速疏散人员的预备措施。
以上方面最易被人疏忽的是入场票证的管理、查验措施。特别是在举办各种类型的售票演出和活动的时候，入场票证必须经过安全的防伪监制，即便现场工作人员佩戴的工作证件也需要查验。
二、消防部门审批
大型会议活动的组织除了安全问题，还有很重要的就是消防安全了。消防部门主要针对活动场地的消防设施和措施进行审查，像户外的空飘、气球等方面也属于消防的审查范围。
具体来说，在各种大型会议活动中的舞台或展位搭建方案，包括效果图、平面图、电路图等都要经过主管单位或消防部门的审批。
我国的消防法规定， 举办大型集会、焰火晚会、灯会等群众性活动，具有火灾危险的，主办单位应当制定灭火和应急疏散预案，落实消防安全措施，并向公安消防机构申报，经公安消防机构对活动现场进行消防安全检查合格后，方可举办。
三、文化部门报批
凡是有大型营业性演出的活动或活动中带有表演内容的活动，一般都需要提前经过文化部门的审批。并且，根据《营业性演出管理条例实施细则》第三十条规定，任何单位举办营业性演出活动，都应当委托演出公司承办，并按照规定办理审批手续。营业性演出主要包括下列方式：
（1） 售票或者包场的；
（2） 支付演出单位或者个人报酬的；
（3） 以演出为媒介进行广告宣传或者产品促销的；
（4） 有赞助或者捐助的；
（5） 以其他经营方式组织演出的。
其中，占用公园、广场、街道、宾馆、饭店、体育场（馆）或者其他非营业性演出场所举办营业性演出活动的，应当报经当地县级以上地方人民政府文化行政部门、公安机关和其他有关部门批准。申请时应提交的文件有：
（1） 演出申请书；
（2） 与演出相关的各类演出合同文本；
（3）演出节目内容材料；
（4） 营业性文艺表演团体的《演出证》。
四、环卫部门审批
环卫部门一般对会议活动的相关审批比较少，需要环卫部门审批的会议活动主要是跟公共环境有关的，比如在会场附近区域悬挂横幅、竖幅等可能影响市容的宣传材料（会场所辖场地以内不算）。
所以，大型会议活动报批最关键的还是在于公安、消防、文化部门，而报批成功也有两个非常关键的工作，一是把握好时间，最好是尽量提早以备审批流程需要消耗的时间，不要错过了最佳报批时间；二是准备好材料，清晰了解活动当地部门一般需要查询的材料，这些材料可以向场地方咨询。
▲企业上市仪式活动现场
