在活动的策划与执行中,活动结束并不表示活动公司的所有工作都已经做完了,因为此时他们还需要进行清场收尾工作。所谓“清场”,指的是清点现场,清退所有在活动现场的人员。所谓“收尾”,即做完活动的最后部分工作。下面杭州活动公司伍方将从四个方面对活动清场收尾工作进行解读。
一、疏散人群
这里的“人群”,主要是指参与活动的嘉宾和受众。那么,对于这类人群,活动公司应该如何合理地进行疏散呢?其实,与活动入场有着类似之处,它也要求活动公司安排好退场秩序和退场方式等。
▲活动结束,疏散人群、有序退场
1、退场秩序。活动公司应该在活动将要结束时就做好嘉宾和受众退场的准备工作,安排相应人员引导他们退场。对一些重要的嘉宾和受众,活动举办方和活动策划公司还应该予以特别关照,提升他们参与活动的体验,为活动的后续宣传工作和树立口碑奠定基础。特别是在促销活动中,对于那些大订单受众和有实力的潜在目标受众,应该在建立好联系的基础上,再一次承诺好产品订单,并做好送客工作,以便让受众第二次、第三次回购。
2、退场方式。在疏散人群时,还有一项工作也要做好,那就是安排好受众退场的方式,特别是当活动现场处于交通不太便利的地方时,更要安排好车辆、司机和班次,让活动参与者能轻松、有序地离场。受众在工作人员的安排下有序退场,虽然人数众多,但因为有序的退场方式,避免了因拥挤而造成事故发生的可能。
二、清点物料
活动结束后的清点物料,主要是指对需要回收的物料进行清点。从物料类型来说,包括搭建活动现场的物料和活动物料。前者如LED显示屏、舞台设备、音响等,后者如抽奖箱、抽奖券、礼品等。其实,活动物料有很多,但从其作用来看,主要包括4类,具体如下。
1、舞台装饰:舞台架、背景板、帐篷、签到桌、鲜花绿植等。
2、现场包装:彩虹门、高空气球、功能区导示牌、警示牌等。
3、销售产品:收据、销售合同、活动促销宣传册、价目表等。
4、活动必备:邀请函、礼品、抽奖机、奖品、饮用水、水杯等。
那么,在清点活动物料时,活动公司应该从哪些方面着手呢?一般说来,应该包括3个方面。
1、做好物料种类及其数量的统计工作。
2、统计和核对物料是否有破损、遗失。
3、清点完的物料要与相关人员交接并签收。
三、清理垃圾
在活动策划与执行工作中,除了对需要回收的物料进行清点以免遗失外,还应该对不需要回收的物料进行清理,作为垃圾运到相应的地方,确保活动现场结束后干净整洁,不能留下一片狼藉。在清理活动现场垃圾时,活动公司要注意把握时间,因为活动场地的使用有时间限制,它要求必须在一定时间内撤场。因此,在清点完需要回收的物料后,则需要立刻进行垃圾清理,快速离场。对活动举办方和活动执行方来说,还应该与活动场地的所有者做好交接工作,核对无误后回收押金。
▲清理活动现场美陈物料
四、清退人员
活动现场的人员除了活动受众外,还包括活动相关工作人员。对这些人员,也应该做好清退工作。换句话说,对外聘的人员应该按照规定结算好工资后清场,对非外聘人员也应该按照规定让其做好善后工作,如工作证件的回收、出入证的回收等。特别是一些在异地举办的活动,活动公司应该在撤离时清点活动相关工作人员,以免发生部分或个别人员被留在活动现场的情况。